Page 49

ABK-arsredovisning-2012-lowres2-pages

Granskningsrapport Till årsstämman i AB Kristianstadsbyggen (org.nr. 556054-1889) Vi, av fullmäktige i Kristianstad kommun utsedda lekmannarevisorer har granskat Aktiebolaget Kristianstadsbyggens verksamhet. Styrelse och VD svarar för att verksamheten bedrivs i enlighet med gällande bolagsordning, ägardirektiv och beslut samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Lekmannarevisorernas ansvar är att granska verksamhet och kontroll och pröva om verksamheten har bedrivits i enlighet med fullmäktiges uppdrag. Granskningen har utförts enligt aktiebolagslagen, kommunallagen och god revisionssed i kommunal verksamhet. Granskningen har genomförts med den inriktning och omfattning som behövs för att ge rimlig grund för bedömning och prövning. Under räkenskapsåret har vi gjort två fördjupade granskningar i bolaget. Följande granskningar har genomförts: Granskning av Självdeklaration – intern kontroll Vi har under 2012 genomfört en utvidgad granskning för att bedöma om styrelsen har säkerställt en god intern kontroll för att upptäcka och förhindra oegentligheter. Granskningen har genomförts genom en övergripande uppföljning och verifiering av påstående inom områdena verksamhetsövergripande processer och inköpsprocessen. Granskningen har genomförts genom en ”Självdeklaration” som är ett dokument där bolaget genomfört en självutvärdering av sin interna kontroll, varefter en uppföljning och verifiering av bolagets självutvärderingar inom områdena verksamhetsövergripande processer och inköpsprocessen genomförts. Den övergripande bedömning vi gjort är att styrelsen i större utsträckning bör ta initiativet i arbetet med intern kontroll, genom att klart och tydligt identifiera de största riskerna i verksamheten och hur dessa risker ska hanteras, samt vilka prioriteringar som ska göras i arbetet med intern kontroll. Vår bedömning är att bolaget när det gäller verksamhetsövergripande processer respektive inköpsprocesser, har en informell intern kontroll men som går mot att vara standardiserad. I vår rapport har vi identifierat följande brister i verksamhetsövergripande processen, som vi rekommenderat bolaget att åtgärda: ›› Övergripande riskanalys gällande bolagets verksamhetsrisker är påbörjad men inte komplett ›› Det saknas en tydlig koppling mellan identifierade risker och intern kontrollstruktur ›› Rutiner för återrapportering av brister i den interna kontrollen bör formaliseras generellt men framför allt när det gäller oegentligheter Bolaget hanterar relativt stora upphandlingar, investeringar och inköp. Utifrån detta har vi identifierat en del brister, som vi rekommenderat bolaget att åtgärda för att stärka den interna kontrollen: ›› Dokumenterad riskbedömning av upphandlings- och inköpsprocessen saknas ›› Det saknas dokumenterade rutiner och kontroller som är kopplade till de identifierade riskerna ›› De kontroller som utförs bör dokumenteras tydligare och framför allt hur bolaget kontrollerar risken för oegentligheter i upphandlings och inköpsprocessen ›› Tydligare och formaliserade rutiner för återrapportering av identifierade brister bör finnas vid exempelvis utvärdering av genomförda upphandlingar, projekt och uppföljning av leverantör. Granskning av upphandlingsverksamhet PwC har på uppdrag av lekmannarevisorerna i AB Kristianstadbyggen genomfört en uppföljning av ”Granskning av upphandlingsverksamheten” som genomfördes under 2008. Granskningen fokuserade på huruvida utvalda upphandlingar hade genomförts utifrån lagen om offentlig upphandling (LOU) och kommunens/de kommunala bolagens upphandlingspolicy. Uppföljningen visar att bolaget har uppdaterat sin upphandlingspolicy, enligt vår rekommendation 2008. Bolaget har väl utformade regler för upphandlingar, vilka är i överensstämmelser med LOU. Bolaget har idag fyra certifierade upphandlare, vilket säkerställer att upphandlingar sker enligt LOU. Granskningen visar att upphandlingar genomförs enligt gällande upphandlingsreglemente och LOU. Viss direktupphandling över beloppsgränserna förekommer fortfarande. Bolaget strävar efter att vara med på de upphandlingar som kommunen gör, likaså har kommunen möjlighet att delta i de upphandlingar som bolaget initierar. Företrädare för bolaget säger att samarbetet med kommunen har förbättrats under de senaste åren. Man deltar i kommunens inköps- upphandlingsgrupp där kommunens upphandlingschef är sammankallande. En representant från ABK ingår i gruppen. ABK upplever att samordningen har ökat. Det är vår bedömning att bolaget följer Kristianstad kommuns upphandlingspolicy. Vi bedömer att bolagets verksamhet skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Vi bedömer därtill att bolagets interna kontroll har varit tillräcklig. Kristianstad den 27 mars 2013 Bengt Albinsson Ingrid Karlsson Fredrik Berndt Sten-Åke Bolte Rose-Marie Olin Ulla Jareke Brobeck Kerstin Sandberg å r s r e d o v i s n i n g 2 0 1 2 49


ABK-arsredovisning-2012-lowres2-pages
To see the actual publication please follow the link above