Page 51

ABK-Arsredovisning-2013-web

Granskningsrapport Till årsstämman i AB Kristianstadsbyggen (org.nr. 556054-1889) Vi, av fullmäktige i Kristianstads kommun utsedda lekmannarevisorer har granskat Aktiebolaget Kristianstadsbyggens verksamhet. Styrelse och VD svarar för att verksamheten bedrivs i enlighet med gällande bolagsordning, ägardirektiv och beslut samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Lekmannarevisorernas ansvar är att granska verksamhet och kontroll och pröva om verksamheten har bedrivits i enlighet med fullmäktiges uppdrag. Granskningen har utförts enligt aktiebolagslagen, kommunallagen och god revisionssed i kommunal verksamhet. Granskningen har genomförts med den inriktning och omfattning som behövs för att ge rimlig grund för bedömning och prövning. Under räkenskapsåret har vi gjort två fördjupade granskningar i bolaget. Följande granskningar har genomförts: Granskning av arkivhantering På uppdrag av lekmannarevisorerna har PwC genomfört en granskning av AB Kristianstadsbyggens arkivhantering. Revisionsfrågan för granskningen har varit: Har ABK en ändamålsenlig arkivhantering? Resultatet för granskningen avseende AB Kristianstadsbyggen är att bolaget inte uppfyller sina åtaganden som åligger dem enligt arkivreglementet. Detta då det saknas en av styrelsen beslutad dokumenthanteringsplan samt en arkivbeskrivning. Vi ser dock att det är positivt att det under 2014 ska fattas beslut om en ny dokumenthanteringsplan av styrelsen. Vi ser också att det är positivt att det finns framtagna dokument med nedtecknade rutiner som utgör ett stöd i arbetet för de anställda vid bolaget. Vi vill uppmärksamma bolaget på att då det saknas av styrelsen beslutade gallringsregler så ska varje enskilt beslut om gallring av handlingar egentligen beslutas av styrelsen. I annat fall får handlingar inte gallras. Vi bedömer sammanfattningsvis att AB Kristianstadsbyggen med bakgrund i ovanstående resonemang inte har en ändamålsenlig arkivhantering. Granskning av avtalshantering På uppdrag av lekmannarevisorerna har PwC genomfört en granskning avseende AB Kristianstadsbyggens avtalshantering. Revisionsfrågan för granskningen har varit: Hanterar AB Kristianstadsbyggen sina avtal på ett ändamålsenligt sätt? Resultatet för granskningen avseende AB Kristianstadsbyggen är att bolaget i stort hanterar sina avtal ändamålsenligt. Bedömningen grundas på följande: ›› Det finns flera riktlinjer som i olika avseenden hanterar avtal. ›› Det saknas dokumentation kring arkivering: dokumenthanteringsplan, arkivbeskrivning och arkivförteckning vilket strider mot lag och kommunens arkivreglemente. ›› Det finns en förteckning över samtliga avtal i form av en excel-fil. Detta ger en bra överblick över ingångna avtal och minskar risken för att avtal glöms bort. ›› ABK har investerat i ett nytt datasystem som kommer att hantera all dokumentstyrning, inklusive hantering av avtal. Installation av systemet beräknas pågå under 2014. I detta system kommer avtalen att skannas in. ›› Avtalen förvaras i arkiv i brandskyddade skåp som är låsta. Endast behöriga har tillgång till skåpen. ›› De avtal som granskats har undertecknats av behörig person. ›› Det fanns under 2013 inget tekniskt stöd som förvarnar om avtal löper ut men hyresavtal och andra stora avtal gicks regelbundet igenom av ekonomichef och VD en gång per månad. ›› När det gäller kompetens kan konstateras att bolaget har en anställd jurist och att ett stort antal av avtalen följer upprättade mallar. ›› Den interna kontrollplanen har hittills inte omfattat avtal i sin helhet men har fokuserat på viktiga delar av den, såsom upphandlade avtal. Alla projektavtal värda mer än fem miljoner kronor hanteras såvitt framkommit i granskningen enligt särskilda riktlinjer med noggrann, systematisk uppföljning. Vi rekommenderar att AB Kristianstadsbyggen åtgärdar de brister som nämnts ovan. Vi bedömer att bolagets verksamhet skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Vi bedömer därtill att bolagets interna kontroll har varit tillräcklig. Kristianstad den 26 mars 2014 Bengt Albinsson Ingrid Karlsson Fredrik Berndt Sten-Åke Bolte Rose-Marie Olin Ulla Jareke Brobeck Kerstin Sandberg å r s r e d o v i s n i n g 2 0 1 3 51


ABK-Arsredovisning-2013-web
To see the actual publication please follow the link above