Personuppgifter

Behandling av dina personuppgifter

Nedan kan du läsa mer om vår behandling av dina personuppgifter utifrån de ändamål vi har identifierat. Vi beskriver ändamålet med behandlingen, dvs. varför vi behandlar dina personuppgifter. För varje ändamål framgår även vilka kategorier av personuppgifter vi kan komma att behandla för att uppnå ändamålet, vilken eller vilka lagliga grunder vi baserar behandlingen på.

Vi behandlar endast personuppgifter som är nödvändiga för att uppnå ändamålen och endast under den tid som är nödvändig för att uppnå ändamålen. Exakt vilka personuppgifter vi behandlar om dig beror på hur du som är kund eller leverantör till oss har kommit i kontakt med oss och vilken/vilka av våra tjänster och/eller produkter vi tillhandahåller dig eller det företag du representerar, eller vilken/vilka av era tjänster och/eller produkter som du eller det företag du representerar tillhandahåller oss.

Utöver de personuppgifter du själv lämnar till oss, eller som vi samlar in från dig, kan vi också komma att samla in personuppgifter från tredje part. Dessa tredje parter varierar från tid till annan men inkluderar bland annat leverantörer av adressuppgifter från offentliga register.

När du blir ombedd att lämna personuppgifter kan du välja att inte göra detta. För det fall du väljer att inte ange uppgifter som är nödvändiga kan det leda till att vi inte kan fullgöra våra åtaganden gentemot dig.

Om du står i våra köer för bostad och/eller fordonsplats

När du registrerar dig som sökande hos oss kommer vi att behandla dina personuppgifter i enlighet med GDPR. De personuppgifter som det är frågan om är de som du lämnar till oss i samband med att du besöker vår webbplats, registrerar ett användarkonto hos oss, söker lägenheter eller använder våra tjänster för prenumerationer och bevakningar.

Syftet med behandlingen är att vi skall kunna administrera din intresseanmälan. Vår lagliga grund för behandlingen är dels för att fullgöra våra avtalsenliga förpliktelser med dig, dels har vi ett berättigat intresse.

Uppgifterna ligger kvar så länge du väljer att vara registrerad hos oss. Om du avregistrerar dig eller inte förnyar din registrering kan du begära att vi rensar bort och raderar dina personuppgifter.

I samband med registreringen behöver vi ditt samtycke för att kunna begära en kreditupplysning och eventuellt behandla ytterligare personuppgifter som vi behöver för att kunna pröva din ansökan om hyresobjekt.

Om du är hyresgäst

Vid erbjudande om bostad

När du erbjuds en bostad hos ABK behöver bolaget behandla vissa av dina personuppgifter. De personuppgifter som blir aktuella är till exempel uppgifter om din ekonomi, om din anställning och hur du skött tidigare boenden och hyresinbetalningar. ABK kommer därför att göra en kreditupplysning och inhämta uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten. Dessutom kommer vi inhämta intyg från anställningar och uppgifter från referenspersoner.

Om du har en förvaltare eller god man behöver vi behandla de uppgifterna. Om du erbjuds ett särskilt boende eller gruppboende kommer vi att hämta in beslut från socialnämnden. Om du erbjuds en studentbostad kommer vi att behandla antagningsbesked och kårmedlemskap eller andra intyg som styrker att du kommer att studera under hyrestiden.

Under hyresförhållandet

När du får ett hyresavtal hos ABK kommer bolaget att behandla dina personuppgifter för att kunna fullgöra våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Det innebär att ABK kommer att behandla dina personuppgifter för att till exempel kunna skicka ut hyresavier, registrera inbetalningar av hyra, läsa av förbrukning av el, vatten och värme eller när vi skickar ut information. Personuppgifter behandlas även i elektroniska boknings- och passersystem. Dessutom kommer vi att behandla dina personuppgifter i samband med hyresförhandlingar. Vidare kommer ABK behöva behandla dina personuppgifter för att tillhandahålla och marknadsföra bolagets och andra företags tjänster.

Om det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk kommer ABK också att behandla dina personuppgifter. Det kan till exempel ske om det förekommer störningar eller uppstår skador i lägenheten. Även vid försenade eller uteblivna hyresbetalningar kommer vi behandla dina personuppgifter. ABK kommer även att behandla dina personuppgifter för att efterleva lagkrav, så som bokföringslagen.

ABK kan komma att anlita personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter, till exempel om något skall repareras i din lägenhet. ABK kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter.

Övrigt

Om du har skyddade personuppgifter kommer ABK att hantera dina uppgifter enligt bolagets rutiner för sådana.

Om du är anställd eller söker jobb hos ABK

Som arbetssökande

ABK behandlar de personuppgifter som du delar med bolaget, vilket kan vara t ex CV, brev, betyg, intyg och annan information. ABK kommer att behandla de personuppgifter som antecknas vid intervjuer, lämnas av referenspersoner och resultat från personlighetstester. Syftet med behandlingen är att kunna utvärdera arbetssökande i rekryteringsprocessen.

Du uppmanas att som arbetssökande inte lämna känsliga personuppgifter (t ex uppgift om etniskt ursprung, religion, hälsa, politiskt/fackligt engagemang etc).

I samband med rekrytering kommer personuppgifter sparas för att kunna användas vid ett eventuellt överklagande av tillsättning av tjänsten. Om du inte vill vara aktiv efter två år efter avslutad rekrytering raderas uppgifterna. Detsamma gäller om du gör en spontanansökan. ABK kommer även att behandla dina personuppgifter för att efterleva lagkrav, så som lag (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden.

Som anställd

Som anställd hos ABK medför det att ABK behandlar dina personuppgifter. Det kan t ex vara namn, personnummer, mejladress, telefonnummer, adress, konto- och bankuppgifter, anställningsposition och närmast anhörig. ABK kommer också behandla personuppgifter i samband med löne-, utbildnings- och utvecklingssamtal. Intyg och betyg kan komma att behandlas.

Anledningen till att ABK behandlar dina personuppgifter är primärt för att fullfölja sitt avtal med dig. ABK kommer även att behandla dina personuppgifter för att efterleva lagkrav, så som bokföringslagen eller lag (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden.

Om du är en samarbetspartner

ABK behandlar ett flertal personuppgifter för den person som representerar ett företag när ABK och företaget ingår ett avtal. De uppgifter som är särskilt aktuella är namn och kontaktuppgifter som underlättar vårt samarbete. Ibland kan det bli aktuellt att fråga om till exempel referenser eller din ekonomi. Det kan innebära att ABK gör kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten samt behandlar anställningsintyg, andra intyg eller uppgifter från referenspersoner. Skulle dina personuppgifter behöva behandlas för att ta tillvara ett rättsligt anspråk kommer så att ske. ABK kommer även att behandla dina personuppgifter för att efterleva lagkrav, så som bokföringslagen eller lag (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden.

ABK kan komma att anlita personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter. Det kan t ex vara aktuellt om underentreprenörer skall kontaktas inom ramen för ett projekt.

När du besöker vår hemsida

ABK använder sig av cookies på sin hemsida och Mina sidor, som används av sökande och hyresgäster. Cookies används för att förbättra användarupplevelsen och därmed kunna ge en bättre service.

ABK:s användning av cookies kan inkludera behandling av personuppgifter. Fullständig information om cookies och hur de används beskrivs här. Användandet av cookies görs om samtycke till detta har lämnats.

Offentlighetsprincipen

ABK omfattas av offentlighetsprincipen. Meddelanden som skickas till ABK blir därför som huvudregel allmän handling och kommer lämnas ut vid begäran om allmän handling, såvida uppgifter inte omfattas av sekretess.

Behandling av personuppgifter som krävs enligt offentlighets- och sekretesslagen och arkivlagen anses nödvändig med hänsyn till ett viktigt allmänt intresse.

Gallring

Personuppgifterna sparas, i enlighet med den skyldighet som åvilar ABK enligt föreskrifter i lag eller så länge som krävs för att kunna bevaka vårt rättsliga intresse. Dock lagras de inte längre än det är nödvändigt för att kunna uppfylla ändamålen med behandlingen.

Dina rättigheter

Du har rätt att få information om den behandling av dina personuppgifter som vi utför. Här följer en sammanställning av de rättigheter som du kan göra gällande genom att kontakta oss.

Vem kan ta del av dina personuppgifter?

Endast de personer på ABK som behöver tillgång till dina personuppgifter för att utföra sina arbetsuppgifter får tillgång till personuppgifterna.

För att tillhandahålla vissa av våra tjänster anlitar vi utvalda tredje parter. Delning av dina personuppgifter till sådana utvalda tredje parter sker för att uppnå samma ändamål och med samma lagliga grunder som personuppgifterna samlades in för och med stöd av.

ABK vidtar i samband med delning av dina personuppgifter tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter hanteras på ett säkert och tryggt sätt. Våra utvalda tredje parter kommer endast att behandla dina personuppgifter på sätt och för ändamål som följer av denna information.

ABK kommer inte att sälja dina personuppgifter till tredje part om vi inte först fått ditt godkännande. Vi kan komma att överföra dina personuppgifter till en köpare/investerare eller potentiell köpare/investerare i samband med omstrukturering, försäljning eller annan överlåtelse av tillgångar eller vår verksamhet i övrigt. Vid sådan överföring kommer vi att vidta åtgärder för att säkerställa att den mottagande parten behandlar dina personuppgifter på ett sätt som överensstämmer med denna information.

Vi har listat de kategorier av mottagare som dina personuppgifter kan delas med

Leverantörer och underleverantörer

ABK använder tredjepartsleverantörer för att hantera delar av verksamheten, t.ex. bolag som arbetar med underhåll i våra fastigheter, vakttjänster, teknisk support, och marknadsföring. Vi kan komma att dela personuppgifter med dessa leverantörer i samband med att de utför tjänster på uppdrag av oss. När vi använder oss av sådana leverantörer ingår vi ett personuppgiftsbiträdesavtal med dem och vidtar andra lämpliga åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter behandlas på ett sätt som överensstämmer med denna information.

Bolag inom koncernen

ABK kan komma att dela dina personuppgifter med andra bolag inom koncernen, om det är nödvändigt för att uppfylla ändamål som framgår av denna information.

Sociala medier

ABK använder sig av sociala medier. Vid användning av sociala medier samlas dina personuppgifter in och behandlas av dessa företag. Se respektive företags integritetspolicy för mer information.

Myndigheter

Vi kommer även att lämna ut dina personuppgifter till myndigheter, som exempelvis Skatteverket, om det krävs enligt lag, myndighetsbeslut eller beslut av domstol eller om vi rimligen anser att utlämnandet är nödvändigt för att skydda våra rättigheter.

Överföring till tredje land

Som huvudregel behandlar ABK dina personuppgifter inom EU/EES. Vi kan dock komma att överföra dina personuppgifter till land utanför EU/EES, om någon av våra leverantörer eller samarbetspartners befinner sig där. I ett sådant tredje land gäller inte GDPR. Det innebär att du inte automatiskt har samma rättigheter och skydd för dina personuppgifter som GDPR garanterar. ABK skyddar sina personuppgifter genom att antingen basera överföringen på beslut från EU-kommissionen om adekvat skyddsnivå eller på att vi vidtar lämpliga säkerhetsåtgärder, såsom att ingå EU-kommissionens standardavtalsklausuler i kombination med tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder, för att säkerställa att dina personuppgifter är fortsatt skyddade. Du kan läsa mer om vilka länder som anses ha adekvat skyddsnivå på EU-kommissionens hemsida här. Mer information om standardavtalsklausuler hittar du här.

Vi genomför en riskbedömning innan en överföring sker och vi vidtar tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder för att säkerställa en lämplig skyddsnivå. Vi överför så få personuppgifter som möjligt och anonymiserar om möjligt uppgifterna innan överföring. För närmare information om vilka skyddsåtgärder vi vidtar i det enskilda fallet, vänligen kontakta oss.

Följande mottagare utanför EU/EES kan komma i fråga

Leverantörer och underleverantörer

Vi kan komma att dela dina personuppgifter med leverantörer och underleverantörer utanför EU/EES. Det kan t.ex. handla om leverantörer av IT-tjänster. Här listar vi våra leverantörer och underleverantörer utanför EU/EES.

Microsoft Office 365

Genom att använda tjänsten kommer dina personuppgifter att behandlas av företaget Microsoft Corporation. När Microsoft mottar dina personuppgifter kan personuppgifterna komma att överföras till bland annat USA. Du kan läsa mer om Microsofts behandling här och om deras överföringar till tredje land här.

Sociala medier

När du besöker, förekommer på eller på annat sätt använder ABK:s kanaler på sociala medier samlas dina personuppgifter också in och behandlas av det företag som äger respektive socialt medium. I samband med att dessa företag mottar dina personuppgifter via ABK:s kanaler kan personuppgifterna överföras till bland annat USA. Här listar vi de sociala medier ABK har kanaler på.

Facebook och Instagram

Genom att använda tjänsterna behandlas dina personuppgifter av företaget Meta Platforms Ireland Ltd. Du kan läsa mer om personuppgiftsbehandlingen här. För att läsa mer om tjänsternas överföring till tredje land och om standardavtalsklausulerna kan du läsa mer här.

Hur skyddar vi dina personuppgifter?

För att skydda din personliga integritet, upptäcka, förhindra och begränsa risk för angrepp etc., vidtar ABK en rad tekniska och organisatoriska informationssäkerhetsåtgärder. ABK vidtar även åtgärder för att skydda dina personuppgifter mot obehörig åtkomst, missbruk, avslöjande, förändringar och förstörelse. Vi tillser att åtkomst till dina personuppgifter endast ges till personal som behöver det för fullgörandet av sina arbetsuppgifter samt att de iakttar konfidentialitet.

Övrigt

Vi förbehåller oss rätten att ändra i denna information när vi bedömer att det är nödvändigt. Sådana ändringar är framför allt påkallade vid eventuella lagändringar, vid vägledande uttalanden eller rekommendationer från tillsynsmyndighet eller andra organ som utger yttranden med anledning av tillämpliga dataskyddsregler. Vidare kommer denna information att uppdateras när det behövs med anledning av ändringar i vår verksamhet. Om vi vidtar större ändringar gällande hur vi behandlar dina personuppgifter, informeras du om detta innan ändringen börjar gälla.

ABK ansvarar inte för innehållet på andra webbplatser som tillhandahålls från annan än ABK, även om det skulle finnas en länk från en webbplats som tillhör ABK. ABK ansvarar inte för hur behandlingen av personuppgifter sker på annan webbplats än sådan som tillhör ABK.